Quelques conseils pour des mails toujours bien tournés
Évitez les maladresses les plus courantes
Écrire une lettre ou un mail exige de la rigueur. En effet, cet écrit entraîne dans la plupart des cas une action précise (paiement, réclamation…). Par conséquent, il ne doit laisser aucune place au doute ou à l’interprétation. Il exige logique et cohérence, clarté et lisibilité.
Enfin, n’oublions jamais que l’écrit est en rapport direct avec notre image. On doit donc se montrer très vigilant sur la forme : le texte doit être correct (syntaxe, orthographe, grammaire, ponctuation).
Utiliser le JE ou le NOUS ?
Dans une lettre personnelle, il est possible d’utiliser le je à la place du nous collectif omniprésent dans les courriers types. Cependant, dans les entreprises, on utilise majoritairement le nous.
Rédigez des phrases courtes et simples
Comment écrire une lettre ? La longueur des phrases doit être comprise entre une ligne et demie et deux lignes maximum pour les raisons suivantes :
– les phrases surchargées et lourdes nuisent à la clarté,
– les phrases courtes facilitent la compréhension du message,
Le gain de temps est autant apprécié du côté du rédacteur que du côté du lecteur.
Pour les mêmes raisons, n’utilisez jamais plus de deux pronoms relatifs (qui ; que ; dont ; auquel, etc.) dans une même phrase.
Dissociez les messages
Associer deux idées peut altérer la portée du message ; exemple :
En espérant une réponse rapide, veuillez agréer…
Si la demande est noyée dans la formule de politesse, on ne s’étonnera pas du manque de réactivité du destinataire !
Utilisez un vocabulaire précis et varié
Si l’on reprend l’exemple précédent :
En espérant une réponse rapide,…
Un vocabulaire précis garantit la clarté de son message. On écrira plutôt :
Vous voudrez bien me communiquer votre réponse avant le…
Rédiger, c’est se démarquer de certains travers de l’oral qui consistent notamment à utiliser toujours les mêmes verbes pour désigner des actions pourtant très différentes : faire un projet, le point, le planning, des estimations, des démarches, une simulation…
Le rédacteur se doit d’utiliser un vocabulaire élargi : ce qui est écrit est destiné à être lu et non pas entendu.
Nous avons fait une étude très complète dans ce domaine au cours de laquelle nous avons eu un certain nombre de difficultés.
Écrire plutôt :
Nous avons mené / réalisé une étude très complète au cours de laquelle nous avons rencontré un certain nombre de difficultés.
Soyez concis sans développements inutiles
Comment écrire une lettre ? Le rédacteur doit aller à l’essentiel.
Nous avons écrit au directeur de l’agence qui nous a répondu que…
Écrire plutôt :
Le directeur de l’agence nous a informés que…
Évitez d’encombrer la formule de politesse
La formule de politesse, dans sa syntaxe, est suffisamment lourde pour que l’on évite de l’encombrer de certaines évidences qui en outre agacent.
Dans l’attente de votre réponse, veuillez agréer…
Pour donner plus d’impact vos messages, il est préférable de communiquer une demande urgente ou toute autre précision dans une phrase préfinale et autonome.
Exemple :
Je vous remercie de me communiquer votre réponse sous huitaine.
Veuillez agréer,…
